Beglaubigungen von Urkunden zur Verwendung im Ausland

Die Behörden im Ausland können die Echtheit von öffentlichen Urkunden, die in Deutschland ausgestellt werden, nicht in jedem Fall selbst überprüfen.
Deshalb gibt es in Deutschland Stellen, welche die Echtheit der Unterschriften auf den Urkunden, die Berechtigung der Unterzeichner zur Ausstellung der Urkunden sowie die Echtheit der Dienstsiegel (d. h. der "Wappenstempel") der ausstellenden Behörde prüfen und bestätigen, bevor die Urkunden den ausländischen Behörden vorgelegt werden.
Diese Stellen, u. a. die Regierungspräsidien in Baden-Württemberg, sind den ausländischen Behörden bekannt.

Die Regierungspräsidien in Baden-Württemberg geben Ihnen hier im Rahmen ihrer Zuständigkeit Tipps und Hinweise zum Thema "Beglaubigung von Urkunden für den internationalen Rechtsverkehr".

Für die Beglaubigung von Urkunden aus dem schulischen Bereich ist das Kultusministerium, von Urkunden aus dem Hochschulbereich das Wissenschaftsministerium zuständig:

Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst

Urkunden, die von Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen aber auch z. B. von den Industrie- und Handelskammern, Gesundheitsämtern oder Veterinärämtern in den Regierungsbezirken Stuttgart, Karlsruhe, Freiburg und Tübingen ausgestellt wurden. Insbesondere:

• Personenstandsurkunden, d. h. Urkunden, die von einem Standesamt ausgestellt wurden, z.B. Geburts-, Ehe-, und Sterbeurkunden, Ehefähigkeitszeugnisse sowie Bescheinigungen über Namensänderung oder -führung
• Melderechtliche Bescheinigungen der Bürgermeisterämter, z. B. Aufenthaltsbescheinigungen, Meldebescheinigung
• Einbürgerungszusicherungen, Einbürgerungsurkunde
• Adoptionsbefürwortungen und Sozialberichte der Jugendämter
• Vom Gesundheitsamt vorbeglaubigte ärztliche Bescheinigungen
• Vom Veterinäramt vorbeglaubigte Impfbescheinigungen
• Prüfungszeugnisse der Industrie- und Handelskammer und der Handwerkskammer

1. Urkunden, die von den Regierungspräsidien Stuttgart, Karlsruhe, Freiburg und Tübingen beglaubigt werden sollen, müssen im jeweiligen Regierungsbezirk ausgestellt worden sein.
2. Die Urkunden müssen im Original vorgelegt werden, und ihr Ausstellungsdatum sollte nicht mehr als sechs Monate zurück liegen, da es sonst sein könnte, dass die Urkunden trotz Beglaubigung nicht im Ausland anerkannt werden. Weiterhin müssen die Urkunden mit einem Dienstsiegel (d. h. dem "Wappenstempel" der ausstellenden Behörde oder Körperschaft) versehen sein.
3. Beachten Sie auch genau, welche Angaben Sie gegenüber den ausländischen Behörden nachweisen müssen und ob diese Angaben auch tatsächlich durch die Urkunde dokumentiert werden.

Wie läuft das Beglaubigungsverfahren im Einzelnen für mich ab?

Sie können uns Ihre Urkunden mit der Post schicken. Bitte legen Sie Ihren Urkunden ein Begleitschreiben bei, aus dem Ihre Anschrift, Ihr Anliegen und insbesondere das Bestimmungsland der Urkunden hervorgeht.

Begleitschreiben (pdf)

Was kostet die Beglaubigung von Urkunden?

Die Beglaubigung kostet für Privatpersonen pro Urkunde 25 Euro; für Firmen / Unternehmen 50 Euro.
Urkunden die von Jugendämtern für Auslandsadoptionen ausgestellt wurden, werden gebührenfrei beglaubigt.

Hinweis des RP Stuttgart: Sie erhalten eine Rechnung, die Sie nach Erhalt per Überweisung begleichen.

Hinweis des RP Karlsruhe: Die Ausstellung der Beglaubigung erfolgt ausschließlich gegen Vorkasse. Nach Ablauf der ausgeschriebenen Bearbeitungszeit erhalten Sie von uns einen Gebührenbescheid, dem Sie sämtliche zur Zahlung notwendigen Informationen entnehmen können. Nach Zahlungseingang übersenden wir Ihnen die mit der Beglaubigung versehene Urkunde.

Hinweis des RP Freiburg: Sie erhalten eine Rechnung, die Sie nach Erhalt per Überweisung begleichen.

Hinweis des RP Tübingen: Bei persönlicher Vorsprache erfolgt die Ausstellung der Beglaubigung ausschließlich gegen Barzahlung. Zahlung auf Rechnung, EC-Kartenzahlung und Zahlung mit Scheck sind nicht möglich. Bei schriftlichen Anträgen ist entweder eine Barzahlung oder eine Zahlung per Rechnung möglich.

Es gibt zwei Arten der Beglaubigung:

• Legalisation
• Apostille

Welche Art der Beglaubigung notwendig ist, erfahren Sie bei der zuständigen konsularischen Vertretung des Bestimmungsstaates in Deutschland oder bei den für die Beglaubigung zuständigen deutschen Stellen.

Für Länder, die dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind, genügt es, die erforderlichen Urkunden mit einer sogenannten „Apostille“ zu versehen. Mit der Apostille wird die deutsche öffentliche Urkunde direkt im Ausland anerkannt.

Werden die Urkunden für Länder benötigt, welche diesem Abkommen nicht beigetreten sind, beglaubigen wir die Urkunden vor. Danach müssen Sie sich mit Ihren Urkunden noch an die konsularische Vertretung des Bestimmungsstaates in der Bundesrepublik Deutschland wenden. Dort wird die von uns vorbeglaubigte Urkunde dann "legalisiert" (überbeglaubigt) und kann dann erst im Ausland verwendet werden.

Länder, die die Apostille akzeptieren